OFFRE D'EMPLOI : Assistant(e) Administratif(ive) - PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement

Assistant(e) Administratif(ive)
Yaounde, Cameroon

Job Info
Job Identification
23034

Apply Before
01/07/2025, 05:59 AM
Job Schedule
Full time
Locations
 Yaounde, Cameroon
Agency
UNDP
Grade
G5
Vacancy Type
Fixed Term
Practice Area
Management
Bureau
Regional Bureau for Africa
Contract Duration
1 Year with Possibility for extension
Education & Work Experience
Bachelor's Degree - 2 year(s) experience OR High School certificate- 5 year(s) experience
Other Criteria
Un minimum de deux ans d'expérience dans l'administration de services médicaux constitue un atout.
Required Languages
La maîtrise du Français est requise
Desired Languages
Une bonne connaissance de l'Anglais est un atout
Vacancy Timeline
2 Weeks
Mobility required/no mobility
no mobility required
Job Description
BACKGROUND

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

 

 

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Présent dans 170 pays et territoires, le PNUD contribue à l'éradication de la pauvreté, à la réduction des inégalités et de l'exclusion, et au renforcement de la résilience afin que les pays puissent continuer à progresser. En tant que principale agence de développement des Nations unies, le PNUD joue un rôle clé en aidant les pays à atteindre les objectifs de développement durable.

C'est pourquoi les Cliniques des Nations Unies, administrées par le PNUD, ont été créées pour fournir des soins cliniques primaires et des services de santé au travail à tous les membres du personnel du système des Nations unies recrutés localement ou internationalement, ainsi qu'aux personnes reconnues à leur charge.

Pour mener à bien les activités de la clinique, et sous la direction et la supervision du médecin hygiéniste des Nations unies, l'Assistant Administratif soutient les opérations du bureau en exécutant une variété de processus liés à la gestion administrative et organisationnelle, ainsi qu'à la gestion financière standard, tout en assurant la qualité et la précision du travail.

 L' Assistant(e) Administratif(ive) travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au siège et avec le personnel des agences sœurs des Nations unies afin d'échanger des informations et d'assurer une prestation de services cohérente.

 

 

OBJECTIF DU POSTE

L'Assistant(e) Administratif(ive) travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau central et avec le personnel d'autres agences des Nations unies afin d'échanger des informations et d'assurer une prestation de services cohérente.

 

 

TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

1.)  Veiller à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :     
     
Conformité totale des activités administratives et financières avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l'ONU et du PNUD.
Fourniture de contributions à la cartographie des processus administratifs du CO et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (POS) internes.
Contribution à la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l'équipe administrative.
 
2.)  Assurer le fonctionnement efficace et efficient de l'unité en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

 
     
Contacts avec les patients, les visiteurs et le personnel, organisation de rendez-vous et de réunions, rôle d'interprète le cas échéant et/ou rédaction de procès-verbaux.
Compilation et préparation des documents d'information et de présentation, des discours, d'informations générales et de documentation pour les réunions et les missions.
Traduction des correspondances simples, si nécessaire.
 
3.) Assurer un soutien administratif et logistique efficace, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :     
     
 Participation à l'organisation des expéditions, dispositions de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyées), préparation de toute la documentation nécessaire, mise en œuvre des actions de suivi.
Exercice d'un rôle d'acheteur dans Quantum et préparation des documents pour les activités de voyage.
Soutien à l'organisation des processus de passation de marchés, y compris la préparation des documents RFQ, ITB ou RFP, la réception des devis, des offres ou des propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des commandes.
Organisation des réservations de voyage et d'hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, de cartes d'identité et d'autres documents.
Soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites.
Collecte d'informations pour l'ASD, les agences de voyage et d'autres enquêtes administratives, soutien à l'organisation des services communs.
Organisation du transport des véhicules, de leur entretien régulier et de leur assurance.
Vérification et enregistrement du journal de bord du véhicule et de la consommation d'essence, mise à jour et entretien du rapport sur l'historique du véhicule.
Dépositaire pour la gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue d'une liste de fournitures, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d'un registre de distribution.
Maintenance du système d'archivage en veillant à la conservation des documents confidentiels.
Extraction de données de diverses sources.
Recherche et récupération de données statistiques à partir de sources internes et externes ; préparation de graphiques, de tableaux et de rapports statistiques.
Suivi des délais, des engagements pris, des actions menées et coordination de la collecte et de la présentation des rapports au chef d'unité.
Assistance à la préparation du budget, fourniture d'informations pour l'audit.
 

4.)  Apporte son soutien à l'entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :     
     
Tenue de registres sur la gestion des actifs, préparation de rapports.
Tenue des dossiers et des registres relatifs à l'entretien du bureau
Fourniture d'une aide à l'entretien des locaux et des services communs
 
5.)  Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein du CO, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :     
     
Participation à la formation du personnel des opérations/projets en matière d'administration.
Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
 
Le titulaire du poste s'acquitte d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Oui

 

 

EXIGENCES DU POSTE

Education
 Baccalauréat est requis, OU

 Un diplôme universitaire en ressources humaines, en gestion d'entreprise, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera pris en considération, mais ce n'est pas une exigence.
 

 Expérience, connaissances et compétences
Au moins 5 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou 2 ans (avec une licence) d'expérience pratique dans l'administration ou le service d'appui aux programmes.
Un minimum de deux ans d'expérience dans l'administration de services médicaux constitue un atout.
Une expérience de travail au sein des Nations unies dans le domaine de l'administration et des finances est un atout
Une connaissance avérée des règles et procédures du PNUD en matière d'achats est un atout.
Une expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) est requise.
La maîtrise du français est requise
Une bonne connaissance de l'Anglais est un atout.
 
 

Démonstration des compétences attendues

Core

Atteindre les résultats :    Niveau 2: Augmentation des solutions et simplification des processus, équilibre entre rapidité et précision dans l'exécution du travail
 Penser de façon innovante :    NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/ouvert à de nouvelles approches, faire preuve d'une pensée systémique/intégrée
Apprendre en permanence     NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage
S’adapter avec agilité     NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination       NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression
S'engager et s'associer    NIVEAU 2 : Facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, crée/maintient des coalitions/partenariats
 Favoriser la diversité et l'inclusion    NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour surmonter les différences, prendre en compte la prise de décision
 

Compétences transversales et techniques

Thematic Area    Name    Definition
Gestion des affaires     Satisfaction de la clientèle/Gestion des clients    
 Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre.
Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients.
 Être capable d'anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
 
Santé      Santé    
 Services d'achat de produits de santé
 
Ethique     Connaissance de la politique de l'ONU - éthique    
Éthique Connaissance de la politique de l'ONU - éthique Connaissance et compréhension du statut et du règlement du personnel de l'ONU et d'autres politiques relatives à l'éthique et à l'intégrité
 
 Gestion des affaires    Communication    
Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l'écrit qu'à l'oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public.
 Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés.
 
Administration & Operations       Gestion des actifs    
Connaissance de la politique et des procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenance du module de gestion des actifs dans l'ERP, examen analytique des rapports de gestion des actifs et des informations sur les actifs pour s'assurer de l'exhaustivité et de l'exactitude des informations sur les actifs.
 
Administration & Operations      
Inventaire

Gestion des stocks

Chaque bureau doit s'assurer qu'il y a suffisamment d'articles en stock pour pouvoir les utiliser et faire rapport sur les articles qui dépassent le seuil de l'entreprise de 5 000 dollars et plus.
 
Finance

Rapports financiers et analyse     

  Comprendre l'évolution des cadres et des normes réglementaires, juridiques et éthiques en matière d'information financière dans le secteur public. Capacité à extraire et à évaluer des données financières, à en tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière significative et cohérente afin de faciliter une prise de décision efficace et le suivi des performances.
Comprendre les avantages du rapport intégré, y compris les ressources non financières telles que le capital humain, social et intellectuel, ainsi que les performances en matière d'environnement et de gouvernance.
 

MOTS-CLÉS

Administration
Ethique
Travail d'équipe
Orientation client
Achats
Management des conflits

LA SOUMISSION DES DOSSIERS DE CANDIDATURES SE FAIT UNIQUEMENT SUR LE SITE WEB :  https://www.undp.org/fr/cameroon/emplois